Endlosdatenbank?

Ich werte Akten mit Tabellen aus, also Feld 1 “Seite”, Feld 2 “Ereignis”, Feld 3 “Person”. Das dient einfach dem besseren Überblick über dicke Wälzer.

Da die Personen (Feld 3) häufig die gleichen sind (Polizisten, Staatsanwälte, Richter usw.) kam ich auf die Idee, das als Datenbank anzulegen und die Personen durch Relationen mit der Adressdatenbank einzufügen. Schien mir weniger Schreibarbeit. Außerdem sieht die Eingabe in eine Datenblatt schicker aus, als in eine Tabelle. Obendrein kann man dann Reports erstellen.

Ich habe also in meiner Adressdatenbank eine neue Tabelle erstellt mit den Feldern “Akte”, “Seite”, “Ereignis”, “Person” - letzteres relational verküpft mit der Adressentabelle. Da kann ich natürlich immer nur so viele Felder ausfüllen, wie ich angelegt habe. Es ist aber unsinnig, für 100 Seiten Akte erstmal 100 Felder “Seite” in der Tabelle anzulegen.

Mit anderen Worten: Es fehlt mir irgendwie eine Ebene, denn wenn ich einen neuen Eintrag “Akte” anlege, bräuchte ich die Möglichkeit beliebig viele Einträge “Seite”, “Ereignis”, Person" hinzuzufügen. Da habe ich irgendwie einen Knoten im Hirn.

Oder ist die Datenbank dafür das falsche Instrument?

Nein, genau für solche Aufgaben ist eine Datenbank das ideale Mittel.
Mal sehen ob ich das richtig verstanden habe:
1 Akte enthält eine unbestimmte Anzahl von Verweisen à Seite, Ereignis, Person (also gar keinen - neue Akte, einen oder viele)?
Das Feld Seite bezieht sich konkret auf genau eine Akte
Das Feld Person bieht sich auf genau ein Ereignis, oder kann ein Ereignis mit mehreren Personen “besetzt” sein?
Das Feld Person (Richterin Barabara Salesch) kann sich auf mehrere Akten beziehen, d. h. die Barbara ist ganz fleißig und bearbeitet derzeit 30 Akten
Eine Akte wird aber nur von einem Richter bearbeitet (die gute Barbara ist da recht herrisch)

Welche Informationen sind denn für die Akte selbst gespeichert?

Tabelle Akte:
Nummer (eindeutig für ALLE Einträge in der Tabelle Akte)
AZ
Stichwort
x
x
x

Tabelle Verweis:
Aktennummer (kann hier mehrmals vorkommen)
Seite
Ereignis
Person (dito, vlg Person)

Tabelle Person:
Person-Nummer
Name
Bezeichnung
x
x
x

So in etwa?

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So weit, so gut. Nun würde ich in der Tabelle „Akten“ nicht für jede Akte, sondern für jedes Ereignis einen Datensatz erstellen. Möchtest du den Inhalt einer Akte aufrufen, gibst du die Akte (Nummer oder Name) ins Suchfeld ein.

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Ich arbeite nicht mit dem DB-Tools von Papyrus sondern nehme unter Mac OS X die Datenbank Ninox. Daher kann ich zu dem internen DB-Prozedere nichts beitragen, wohl aber zu dem Planungsablauf.

Ein komplettes Verständnis über den Ablauf der Akte ist zunächst einmal wichtig. Falls ich das ich das richtig verstanden habe:

Mein Beispiel

Einbrecher Ede wird auf frischer Tat von Streifenbeamten erwischt.
Auf den Präsidium wird er von 2 Kriminalbeamten zum Sachverhalt befragt.
Da es auch zwei Zeugen gibt, werden die auch befragt.
Staatsanwalt wird eingeschaltet.
Dann wird Ede dem Haftrichter vorgeführt und aufgrund der schwere der Tat in U-Haft genommen.

Jetzt haben wir den Fall Ede mit dem
**Aktenzeichen **D-2018-10-31-Ede

A) Streifenbeamten

  • Bux und
  • Bunny

B) Kriminalbeamten

  • Tom und
  • Jerry

C) Staatsanwalt
Dr. NoBrain

D) Haftrichter
Dr. A. Los

Seite 1 - 5
Bericht von A)

Seite 6 - 12
Bericht Befragung Zeugen von B)

Seite 13 - 15
Bericht Befragung Ede von B)

Seite 16
Info C)

Seite 17
Haftbefehl von D)

Akte D-2018-10-31-Ede besteht nun aus:

4 Personengruppen und

5 Seitenbereichen


Also erstelle ich eine

Tabelle AKTEN

Felder:

  • AZ (für Aktenzeichen)
  • Täter
  • Stichwort (für Stichworte wie z.B. Mord, Raubmord; Einbruch …)
  • Seite

Tabelle PERSONAL
(denen viele Akten zugeordnet werden können)

  • Felder:
  • Seite
  • Name

gegebenenfalls (Vorname)

  • Position (Staatsanwalt, Kriminalkommissar, …)
  • Dienststelle

Beziehungen

1 : n
AKTEN <— PERSONAL

Jetzt kann ich zu Az-Nr. 1 … diverse Seiten anlegen mit den unterschiedlichsten Akteuren wie Kommissare, Staatsanwalt, Haftrichter etc.

Ich hoffe, dass ich Dir etwas helfen konnte.

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Ui…Reaktionen auf ein schwieriges Thema. Danke vorab.
Während (bzw. bevor) ich das lese, vielleicht ein Beispiel:

Seite 1: Beamter B1 protokolliert die Zeugenaussage von Zeuge Z1.
Seite 2: Beamter B2 protokolliert die Zeugenaussage von Zeuge Z2, dieser belastet Tatverdächtigen T1.
Seite 3: Beamter B1 vernimmt nochmals Zeuge Z2, dieser belastet nun Tatverdächtigen T2.
Seite 4: Beamter B2 regt Durchsuchung bei Tatverdächtigem T1 an.
Seite 5: Staatsanwalt S1 beantragt Durchsuchung bei T1.
Seite 6: Richter R1 erlässt DuSu-Beschluss gegen T1.
Seite 7: Beamter B2 durchsucht bei T1 und beschlagnahmt dessen Handy.
Seite 8: Beamter B3 wertet das Handy von T1 aus und entdeckt Hinweise auf T2
Seite 9: Beamter 4 vernimmt Zeugen Z3 über dessen Wissen zu T1.
Seite 10: Beamter B3 fasst den bisherigen Ermittlungsstand zusammen und schickt Bericht an Staatsanwalt S1.
Seite 11: S1 beauftragt B2, den Tatverdächtigen T1 zu vernehmen.

usw.

Meine Adressdatenbank beinhaltet alle Offiziellen (B1, B2, B3, S1, R1). Das hat mich auf die Idee gebracht, statt einer Tabelle mit einer DB zu arbeiten.

Im Rahmen der Auswertung erhoffe ich mir (u.a.) die Erkenntnis, dass T2 auf den Seiten 3 und 8 vorkommt.

Hier ist klar Seite (1), Ereignis (protokolliert) und Person (B1). Unklar ist Tx und Zx - wo werden die denn bisher gespeichert?

Welche Suchkriterien wurden denn eingegeben um zu dem Ergebnis zu kommen?

Hat zwar nur am Rande damit zu tun:
Datenschutz. Zugangskontrolle zur Datenbank. Revisionssicherheit (Transaktionslogs, d. h. es ist nachvollziehbar, wer, wann, welche Eingaben gemacht hat und welche gelöscht wurden)? Was davon spielt denn eine Rolle?
Momentan sage ich, dass dafür ein anderes Werkzeug geeigneter wäre.

Im Hinblick auf das Beispiel haben wir hier 11 Datensätze (Zeilen) mit zwei Spalten: Seite („1“ etc.) und Ereignis („Beamter B1 protokolliert die Zeugenaussage von Zeuge Z1.“ etc.). Eine Suche nach „T2“ ergibt sofort die gewünschte „Erkenntnis“, indem die Zeilen mit „Seite“: 3 und „Seite“: 8 angezeigt werden. (Die Verlinkung mit einer „Akteure“-Tabelle ist dabei zunächst außen vor und unerheblich.)

Wenn Du die Seiten organisieren willst, muss für die “Seiten” ein Datenfeld her. Deine Akte Az.: 1 enthält dann “n” Datensätze entsprechend der Anzahl der angelegten Seiten; ähnlich einer Kundendatenbank in der ein Kunde z.B. mehrere Rechnungen haben kann.

Ich komme immer noch nicht drauf …

Lassen wir das ganze Drumherum und wozu mal weg. Ich möchte einfach eine Tabelle, bei der sich mit “neu” der Datenbsatz für eine Seite öffnen lässt. Egal, was der für Felder enthält).

Ich kann mir das zwar basteln, aber dann habe ich doch nur eine Tabelle für eine Akte. Für die nächste Akte müsste ich ja eine neue Tabelle erstellen.

Nicht, wenn in der einen Tabelle das Feld Akte(nzeichen) auch dabei ist.
Du hättest dann zwar im Extremfall 50x das gleiche Aktenzeichen aber das sollte eigentlich nicht stören.
Vor (Schreib)Fehlern sicherst Du dich ab, indem die Aktenzeichen in einem Listenfeld in der Tabelle gespeichert werden (Felddatentyp: Text, dann die Registerkarte Werte: Combobox (neue Werte möglich) oder Popup (nur Auswahl); eines nach eigenem Geschmack wählen.
Und wenn nach dem Feld AZ dann sortiert wird, (oder per Suchbegriff eingegrenzt) dann sind nur noch die DS für die jeweilige Akte sichtbar.

Mir glüht die Birne.

Also wie ne Adressdatenbank. Als „Nachname“ gebe ich die Aktennummer ein. Als „Adresse“ die Seitenzahl und als „TelNr“ das Ereignis.

Und da kein „Nachname“ doppelt exisiert, filtere ich darüber alle Seiten zu einer Akte heraus.

Und wenn ich 100 Akten à 100 Seiten eingebe, hat die Tabelle 10000 Einträge.

So?

Fast, Nachname (oder Aktennummer) hat ja 100 Seiten, also muss das öfter vorkommen dürfen (sonst könnte pro Akte nur eine Seite erfasst werden). 100 Akten à 100 Seiten 10000 Einträge ja genau, damit du nur eine Akte auswerten kannst, muss die Aktennummer als Suchkriterium eingegeben werden.

Edit: Die Beispiel-DB ist auf die Schnelle entstanden, deswegen war das Layout egal.
Bei den Namen könnte man überlegen, auch hier ein Combofeld zu wählen.
Ich hoffe es hilft.

Das Formular dazu noch generieren lassen. Lässt sich nicht hochladen (verbotenes Format).

Akten.pb (1.13 KB)

Beides zusammen als zip geht, glaube ich, als Forum-Upload

Danke zunächst mal an Alle.:wink:

Da ich in einem Bundesland wohne, in dem morgen Feiertag ist, habe ich ja nun genug Zeit, die ganzen Anregungen zu verarbeiten.