Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Papyrus-Tabellen kennen das Format (Kalender-)Datum; Papyrus kann Spalten aber nicht nach dem Kalenderdatum sortieren, weil es nur Teile des Datums (die ersten Zeichen) beachtet. Dazu die folgenden drei Beispielsdaten 15.10.2011, 18.01.2012 und 20.03.2009.

Papyrus berücksichtigt für diese Daten jeweils die Tageszahl, also die 15, die 18 und die 20 und sortiert demgemäß (falsch)

15.10.2011

18.01.2012

20.03.2009,

also zwei fraglos ältere Zeitpunkte(2011 und 2009) einmal vor bzw. einmal nach dem (jüngsten) Zeitpunkt 18.01.2012 ein.

Zum zeitlichen Ordnen von von Ereignistabellen, sog. Zeittabellen, bräuchte ich eine richtige Sortierung. Ich nehme an, daß Autoren solche Zeittabellen ebenfalls verwenden. Wie helfen sie sich?

Mit freundlichen Grüßen

jowo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Wenn du das amerikanische Datumsformat 2013.07.31 verwendest, werdem die Daten korrekt sortiert.

Nach der Sortierung kannst du das Format wieder auf die deutsche Darstellung umstellen, falls dir die andere Schreibweise nicht gefällt.

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Herzlichen Dank für die Antwort

und vor allem für die Lösung meines langjährigen Problems.

Ich will mal sehen, wie ich das Herrn Ramps schonend übermittle . Ich quäle ihn mit meinem Sortier-Wunsch nämlich seit einigen Jahren (bei jedem update) und dann immer mit den einleitenden Worten ceterum ceseo … Geeignet wäre wohl das update auf Version 7, mit dem ich zum Jahreswechsel rechne. Besser sollte er freilich wohl früher fahren, wie das Sortieren - jedenfalls per kleinem Umweg - geht, weil mich das hoffen läßt, Papyrus’ Sortierfunktion wird sogleich dahin erweitert, daß das Sortieren ungeachtet der Schreibweise des Datums klappt. Nach meinem laienhaften Verständnis dürfte das ohnehin nie ein besonders Problem gewesen sein, wenn - wovon ich ausgehe - das Kalenderdatum programmintern als Tageszahl verwendet wird.

Nochmals herzlichen Dank

jowo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Hallo jo1910,

habe da eine andere Idee, sozusagen einmal um die Ecke gedacht:

Diese Problem habe ich schon immer so gelöst, dass ich die vielfältigen Stringmanipulationen von Base nutze.

Du erweiterst dein Datenbank um eine Feld ‘TAG’. Bachte, dass du den Haken bei ‘Prüfen: Feld automatisch…’ weg machst! (So musst du es nicht in die Eingabemaske übernehmen.)

Dann in ‘Rechenfeld’ (Formel) ziehst du nur den Tag aus dem gewünschten Datum. Also z.B. ‘day(DATUM)’.

Da du nummerisch sortieren willst, musst du das Feld als ‘Ganze Zahl’ formatieren. Danach kannst du dann auf das Feld-label in der Tabelle klicken - und schon ist es nur nach Tagesdatum sortiert! (Und du musst nicht das Datumsformat umstellen.)

Gruß

Gutie

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Ich mache mir drei Extra-Felder: YEAR(Datum), MONTH(Datum) und DAY(Datum). DAY und MONTH werden als ganze Zahl immer zweistellig formatiert. YEAR ist automatisch vierstellig. Bei Geburtstagen will man oft eine Sortierung unabhängig vom Alter, da wird sortiert Priorität 1 Monat, Priorität 2 Tag.

Für eine Zeittabelle sortiert: 1. Jahr, 2. Monat, 3. Tag .

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Danke für die Antwort, HeHo,

der aufgezeigt Weg ist prima, wenn man ausschließlich nach einer der drei Spalten (Tag, Monat, Jahr) sortieren will. Mein Wunsch einer datumsgerechten Sortierung wäre damit nur zu erfüllen, wenn Papyrus drei Spalten in einem Durchgang und das in der Prioritätenabfolge erst Jahr, dann Monat und zuletzt Tag sortieren könnte. Vorerst kann Papyrus Tabellen nur nach einer ihrer Spalten sortieren.

Für die Eingabe des Datums müßte man übrigens von Spalte zu Spalte springen, was per [TAB] machbar, aber auch ein wenig lästig wäre.

jo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Das ist mir neu.

Das kann Base doch gut: Einfach die Spalten in der obigen Reihenfolge enklicken - und schon hast du es!

Musst du nicht, wenn du diese Felder so programmierst, dass sie sich automatisch den gewünschten Wert heraussuchen.

Beachte: bei ‘Prüfung’ darf dann kein Haken bei ‘Feld automatisch …’ gesetzt sein (Dann erscheint das Feld nicht in der Maske)

Ich hoffe, ich habe dich richtig verstanden. Sollte es ganz andere Probleme geben, schicke mir eine PM.

P.S. Beachte in der ‘Hilfe’ die ’ ‘Übersicht über Rechenfunktionen’ → ‘Datums und Zeitformate’

P.P.S: Beachte ‘Bearbeiten-> Sortierung’, dort könntest du die Sortierung dauerhaft einstellen.

Viel Spaß

Gutie

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Hallo Gutje,

vielen Dank für Ihre Überlegungen, mit denen Sie mich, der ich nicht mehr der Jüngste bin, freilich ins Schwitzen bringen, weshalb ich Sie um ein wenig ergänzende Nachhilfe bitte. Sie wollen mein Sortierproblem - wenn ich Sie richtig verstehe - auf dem Weg über eine Datenbank lösen?

Aus der Papyrus „Hilfe" weiß ich, dass Papyrus „Daten vom 1.1.0001 bis in die Ewigkeit als »Julianischer Tag« dargestellt (es werden einfach die Tage ab 1.1.0001 durchgezählt)“. Dem folgend habe ich bisher schon nach einer Papyrus-Funktion „DAY” gesucht, die zu einem beliebigen Datum die Anzahl der Tage seit dem 1.1.0001 ausgibt. Dann könnte ich zu meinen diversen Kalenderdaten in einer weiteren Spalte per (gewünschter) Funktion „DAY" die absolute Tageszahl des Datums ermitteln und mit deren Hilfe sodann sortieren.

Eine Funktion „DAY" gibt es aber nicht. Papyrus kann aus einem Datum lediglich die Tageszahl (DAYOFMONTH), bzw. den Monat oder das Jahr extrahieren. Ich sehe dabei ab von dem Problem, dass ich in meiner Tabelle eine Spalte für „DAY" einrichten und aus bestimmten Gründen später wieder entfernen müsste.

Vielleicht noch kurz zum Grund meines Sortierwunsches:

Ich lese eine Akte durch und mache mir einen Aktenauszug durch Anlegen von Kurznotizen in den Zeilen einer Tabelle. In jeder Zeile, also zu jedem Ereignis notiere ich mir das Kalenderdatum, an dem das betreffende Ereignis stattgefunden hat.

Die Schilderungen in der Akte sind selten chronologisch. Weil das so ist, möchte ich meinen tabellarischen Aktenauszug nach Durchsicht der Akte chronologisch sortieren (und muss häufig erneut sortieren, falls zusätzliche Tatsachen in weiteren Schriftsätzen nachgetragen werden und chronologisch einzuordnen sind).

Grüße von jo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Aus der Papyrushilfe Übersicht Rechenfunktionen:

TOTALMS(time)

TOTALSECONDS()

TOTALMINUTES()

TOTALHOURS()

TOTALDAYS()

Gibt für ein Zeitintervall bzw. eine Uhrzeit die insgesamt enthaltenen Millisekunden/Sekunden/Minuten/Stunden/Tage zurück, z.B. für Zeitabrechnungen.Es wird immer abgerundet. Für Daten/Zeitpunkte liefert TOTALDAYS() den sog. Julianischen Tag zurück, d.h. die Tage sind ab Tag 1 = 1.1.0001 durchgezählt (ohne Berücksichtigung von historischen Kalenderumstellungen)

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Jetzt verstehe ich erst das Problem. Du hast bisher immer mit Tabellen in einem Papyrus-Dokument gearbeitet. In der Datenbank gibt es eben auch Tabellen, die man in Masken sozusagen füllt.

Also das ist für mich sofort eine Aufgabe, die ich unbedingt mit einer Datenbank lösen würde! Denn dann kannst du ja sozusagen jedes Wort, was du vielleicht mal suchen würdest, sofort finden. Base ist da sehr schnell und ungemein belastbar, was die Datenmengen betrifft.

Brauchst du Hilfe, sende mir eine private mail über das Forum, damit wir uns mal ausführlich darüber unterhalten können.

Schönen Tag

Gutie

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Die meist einfache Lösung:

Um die Daten (einmalig) zu sortieren:

Markiere die Spalte mit Datum-Felder

Mach 'ne Rechts-klick auf deine Maus (oder wähle auf anderem gewöhnten Weg das Kontekstmenu)

Kontekstmenu ->(Tabellen-Eigenschaften) → Tabelleninhalt-Darstellung → Datum ->Format = JJJJ.MM.TT → Anwenden

Demnächst:

Mach 'ne Rechts-klick auf deine Maus (oder wähle auf anderem gewöhnten Weg das Kontekstmenu)

Kontekstmenu → Nach Spalte ‘X’ Sotieren

Demnächst:

Markiere wiederum die Spalte mit Datum-Felder

Mach 'ne Rechts-klick auf deine Maus (oder wähle auf anderem gewöhnten Weg das Kontekstmenu)

Kontekstmenu ->(Tabellen-Eigenschaften) → Tabelleninhalt-Darstellung → Datum ->Format = ‘Wunschformat’ → Anwenden

Wenn neu Daten hinzugefügt werden dessen Datum nicht einfach folgt auf das letzte Datum…

einfach die Stelle Suchen zwischen den der Datum liegt und dort eine neu Zeile hinzufügen. (OSX → Command+Return, Windows → Control+Return in die oberliegende Zeile, oder per Kontekstmenu).

Nachteil…

jedes Mahl wenn neu sortieren möchte…, muß mann dem selben Weg aufs neu gehen.

Natürlich könnte mann das ganze auch lösen durch die Daten erst in einer Base-datei zu verfassen und dann per Report-Datei wieder ins Dokument fliessen zu lassen…,

aber dass meistens viel umständlicher; Tabellen-Kalkulationen sie einfacher und manchmahl auh flexibeler als den Umweg über eine Base-Datei.

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Hallo Gutje,

erneut ein herzliches Dankeschön für Deine prompte Reaktion.

Ja, Du gehst richtig davon aus, daß ich mit einer Tabelle in einem Papyrusdokument arbeite (und auch gerne weiterhin arbeiten möchte). Damit erklärt sich zugleich unser Mißverständnis über die Sortiermöglichkeiten (im Tabellendokument kann man - anders als in Base - nur nach einer Spalte sortieren).

Eine weitere meiner Wissenlücken hast Du durch den Hinweis auf TOTALDAYS() geschlossen. Diese, an sich naheliegende, Funktion habe ich wiederholt gesucht, aber im Handbuch bisher stets überlesen(, worüber ich einigermaßen betreten bin).

Eine Spalte TOTALDAYS() erledigt natürlich meinen Sortierwunsch, kostet aber im Dokument Platz, den ich erspare, wenn ich das Datum amerikanisch schreibe.

Ich komme jetzt zu Deinem Hinweis, besser mittels einer Datenbank zu arbeiten:

Dem stehe ich vorläufig skeptisch gegenüber, was ich begründen will. Die von mir gewünschte Zeittabelle ist die typisches Arbeitshilfe eines Richters, der eine Akte durchsieht und sich dabei auf einem Handzettel diverse Kurznotizen als Gedächtnisstütze macht. Als Richter bearbeitet man freilich nicht nur einen laufenden Fall (= 1 Akte). Im richterlichen Arbeitsalltag sitzt man an vielen Fällen (es können mehr als 300 pro Jahr sein). Jede der Akten zu einem der laufenden Fälle kommt mit jedem neu eingehenden Schriftsatz erneut auf den Schreibtisch des Richters, der die Notizen auf seinem Handzettel gegebenenfalls erweitert.

Mir scheint es einfach zu sein, 300 solcher Notizzettel als Papyrusdokumente am Rechner vorzuhalten und jeden Zettel am Bildschirm einigermaßen vollständig im Blick zu behalten. Ich bezweifle, daß das mit (angenommen) 300 Tabellen in einer Datenbank ebenso einfach ist (ich weiß nicht einmal, wieviel Tabellen Papyrus-Base in einer Datenbank zuläßt, ob ich also eventuell mehrere Datenbänke verwalten müßte.

Mir ist bewußt, daß ich einen Report erstellen könnte, der aus jeder Tabelle in einer Datenbank das von mir favorisierte Dokument generiert. Spare ich so aber Arbeit?

Weil Gewohnheit durchaus betriebsblind macht, wäre ich Dir für kritische Begleitung dankbar. Vielleicht darf ich auch mal an anderer Stelle Nachhilfe erbitten? Meine E-Mail-Anschrift ist joachim.krajewski@arcor.de.

Nochmals vielen Dank und

freundliche Grüße

jowo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Hallo SiKofiets,

vielen Dank für diesen Vorschlag. Die Sortiermöglichkeit mit Hilfe des Datums in “amerikanischer” Schreibweise ist eine einfache und vor allem funktionierende Lösung, die ich bis vor kurzem nicht gekannt habe (vgl. dazu die Antwort von OliBos und meine Antwort an ihn).

Mit freundlichen Grüßen

jowo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Die Datumsschreibweise JJJJ-MM-TT nennt man “internationales Datumsformat” (genormt unter ISO 8601 / DIN 5008). Das amerikanische Datumsformat ist MM/TT/JJJJ.

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

300 Tabelle sind dazu nicht notwendig. Wahrscheinlich reicht eine einzige, maximal zwei.

Man könnte pro Akte eine Datenbank anlegen und darin die Notizen sammeln. In der Tabellenansicht würde man von jeder Notiz jedoch nur die erste Zeile sehen. Erst ein Doppelklick darauf würde die vollständige Notiz im Formularfenster anzeigen. Zusätzlich kann die Datenbank einen Report aller Notizen als Papyrus-Dokument erstellen, der genauso aussieht wie die bisherigen Notizdokumente auch.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, sämtliche Notizen zu allen Akten in einer einzigen Datenbank zu sammeln. Bei jeder neuen Notiz müsste zunächst die Aktennummer eingetragen oder ausgewählt werden. In diesem Fall wäre eine zweite Tabelle mit den Aktennummern sinnvoll, damit man diese nur noch auswählen, aber nicht neu eingeben muss. Für die Ansicht aller Notizen zu einer Akte geht man dann in die Aktentabelle, macht einen Rechtsklick auf die gewünschte Akte und wählt im Kontextmenü “Zeige Referenzen aus Notizen”. In einem neuen Tabellenfenster werden dann die Notizen für die betreffende Akte angezeigt und der Rest erfolgt genauso wie oben.

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Hallo.

Stimme voll und ganz glucose zu.

Das ‘schreit’ nach Verwaltung innerhalb einer Datenbank - (womöglich einer Datenbanktabelle.)

Es wäre sicherlich effizienter.

Man sollte bedenken ‘Notizen’ innerhalb der Datenbank können nicht formatiert werden. Jedoch einiges davon kann der Report durch ‘feste Formatierungsvorgaben’ wieder wett machen …

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Bei mir hats auch geschrien und ich habe den Schrei mal erhört.

Anbei eine Zip mit der scheinbar benötigten Datenbank.

Einfach entzippen und Akten.pb öffnen und mal drin rumspielen…

Hab ja keine Ahnung was genau gebraucht wird, aber das kann man sich alles einstellen wie mans haben will.

Soviel: In die Tabelle Aktennotizen kommen die Notizen. Da wird, wie im Texteil das Datum (leserlich, Format beliebig) eingegeben. und in Notiz zum Druck die Notizen, die auch gedruckt werden sollen. Zum Üben auch ein Feld Az (ich nehme mal an das läuft nach Aktenzeichen) hier kann man die Notiz einem Aktenzeichen zuordnen. Einfach Doppelklick, es öffnet sich die Tabelle Streitsachen, wenn das gewünschte Az hier nicht erscheint (auch nach Suche im Suchfeld über der Tabelle) muss es wohl neu angelegt werden. Da könnte man sich z. B. auch (einmalig) die Telefonnummer eines Ansprechpartner speichern, wäre dann immer zur Hand).

In der Tabelle Akten (die Namen sind vielleicht unglücklich, kann man auch ändern) sind alle Aktennotizen aufgeführt. Das ist eine schöne Übersicht, im Suchfeld kann man den Namen des Klägers, das Az, sogar „gestern“ eingeben und man sieht nur noch das Gesuchte, also z. B. alle Eintragungen für das gestrige Datum oder was man gestern alles geschrieben hat.

Für eine neue Notiz einfach in der ersten Tabelle (Akten) auf Neuer Datensatz klicken.

Vor dem Ausdruck muß nur eine Suche nach den auszudruckenden Notizen, sprich Datensätzen, ausgeführt werden.

Bei den Beispieldatensätzen müssen Sie nur 12 eingeben, dann kommen alle Datensätze mit dem Az 12/91 Vr

Ausdrucken geht über Report, wahlweise mit und ohne Kommentare. Da wählen Sie „alle in Liste“ Und hier kommen wir zum abschließenden Punkt:

IMMER schon sortiert nach Datum, ist schon so voreingestellt.

Sie werden sich dran gewöhnen und in einem Monat eher Fragen, wie das vorher ohne geklappt hat.

Fragen dazu an mich bitte nur noch bis Freitag, danach habe ich leider keine Zeit.

Aber auch andere können danach sicher noch weiterhelfen.

Akten.zip (7.88 KB)

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Danke für die Richtigstellung. Ich habe die Bezeichnung “amerikanische” Datumsschreibweise aus OliBos’ - in der Sache sehr hilfreichen - Antwort (#13745) übernommen (ich hätte bedachtsamer sein sollen)

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Ein herzliches Dankeschön an Gutie, glucose, dotpap und ganz besonders an blake für die Beispielsdatenbank.

Mir wird inzwischen deutlich, dass sich meine Zeittabelle „Notizzettel" mittels einer Datenbank realisieren lässt, vielleicht eleganter als ich es bisher gemeint habe.

Zunächst ist meine Annahme von 300 Tabellen (= Akten) in einer Datenbank unzutreffend, weil sich ja jede der Notizen (Datensätze) innerhalb nur **einer **erforderlichen Tabelle einer bestimmten Akte zuordnen läßt (z.B. per Az). Das hätte aber seinen Preis (Mehrarbeit). Die Frage des einfachen Handlings, vermeidbarer Mehrarbeit scheint mir deshalb offen, weil ich nämlich bei jeder neuen Notiz (jedem neuen Datensatz in der Datenbanktabelle) zusätzlich z.B. das Az. eintragen müßte (= Mehrarbeit), was sich durch eine relative Verknüpfung mit einer Tabelle „Akten" wohl in Grenzen halten ließe. Dennoch ist es eine Eintragung mehr und zudem fehlerträchtig, falls ich versehentlich falsch verknüpfe (falsch einer von sehr vielen Akten zuordne).

Die Lösung über eine Datenbank böte u.U. den Vorteil, Datensätze nach bestimmten Stichworten selektieren zu können. Eventuell ließe sich so konzentriert heraus- und zugleich gegenüberstellen, was die eine Partei zu einem bestimmten Punkt ausführt und was die andere Partei entgegenhält.

Im Papyrus-Dokument ginge das nur ansatzweise sequenziell holperig per „Suche …". Ich habe allerdings Zweifel, ob es mir gelingen würde, meine Notiz-Texte so dizipliniert und vorausschauend zu fassen, dass die Suche in der Base-Tabelle stets alle betreffenden Datensätze erfaßt.

Es grüßt der für weitere kluge Hinweise dankbare

jo1910

Aw: Sortieren von Kalenderdaten in Tabellen

Ich distanziere mich vorab schon mal von meinen eigenen, nun folgenden Vorschlag, der da lautet:

Man kann Datenbanken auch unter einem anderen Namen speichern. Ausprobiert habe ich das noch nicht, aber analog zur bisherigen Vorgehensweise kann man natürlich für jeden neuen Fall die DB “Akten” öffnen und dann unter neuen Namen speichern.

Das entspräche der bisherigen Vorgehensweise mit Dokumenten und erspart die Suche in der Datenbank.

Aber wie gesagt, ich hab nix gesagt