Vorlage für Geschäftsbrief nach DIN676 und DIN5008

Ich möchte mir eine neue Vorlage für Geschäftsbriefe nach DIN676 und DIN5008 erstellen.

Bisher habe ich eine angepasste Variante der Papyrus-Vorlage DIN_Brief.pav verwendet. An der Vorlage stört mich jedoch der abweichende Seitenrand der auf die erste Seite folgenden Seiten. Auch scheinen mir einige Elemente nicht korrekt nach DIN676 positioniert zu sein: z.B. Faltmarken und Anschriftenfeld.

Beim Studieren der diversen Informationen zu DIN676 Form B und DIN5008 im Internet habe ich leider keine einheitlichen Angaben zu den beiden Standards gefunden.

Mein Ziel ist eine Vorlage ohne Bezugszeichenzeile, da ich die Vorlage ausschließlich für meine private geschäftliche Kommunikation nutzen möchte.

Meine bisherigen Erkenntnisse (ggf. bitte korrigieren):

• Briefkopf: Die oberen 45mm stehen für den eigenen Briefkopf zur freien Verfügung. Hier sollten auch die eigenen Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Telefax, E-Mail) aufgeführt werden.

• Anschriftenfeld: 40mm x 85mm (H x B) an der Position 20mm,50.8mm (x,y). Teilweise ist auch von der Position 24.1mm,50.8mm die Rede oder es wird oft auch einfach die Nachkommastelle abgeschnitten 20mm,50mm. Über dem Anschriftenfeld sind 5mm Platz für die Absenderadresse, die über die gesamte Breite des Adressfeldes unterstrichen werden sollte. Teilweise heißt es aber auch, dass die oberen 5mm des Anschriftenfeldes hierfür gedacht sein sollen.

• Informationsblock: Neben dem Anschriftenfeld. Hierzu gibt es wieder unterschiedliche Angaben, ob der Block sich über die gesamte freie Fläche oder mit Abstand zum Anschriftenfeld befindet.

• Bezugszeichenzeile: Hierzu gibt es im Netz sehr genaue Angaben. Ich möchte sie aber gerne weglassen, da ich für sie in meiner privaten geschäftlichen Kommunikation keine Verwendung habe (außer für „Datum“ und ggf. „Ihr Zeichen“).

• Textbereich: Restliche freie Fläche unter der Bezugszeichenzeile bis zum Brieffuß. Der linke Seitenrand soll 24.1mm betragen, der rechte Seitenrand mindestens 8.1mm. Weiterhin gibt es sehr genaue Angaben zum Aufbau des Textes: die ersten zwei Zeilen (die auf die Bezugszeichenzeile folgen) bleiben leer, darauf kann eine Betreffzeile mit zwei folgenden Leerzeilen folgen, anschließend kommt die Anrede, eine Leerzeile, der Text, eine Leerzeile und die Grußformel, …

• Brieffuß: Die unteren 17mm stehen für den Brieffuß zur freien Verfügung. Hier werden meist Bankverbindungen, etc. angegeben. Teilweise liest man auch, dass man für den Brieffuß beliebig viel Platz am unteren Rand reservieren darf.

• Faltmarken: Für die handelsüblichen Briefumschläge sollten zwei Faltmarken bei 105mm und 210mm angebracht werden. Teils wird als Position für die zweite Faltmarke auch 192mm angegeben.

Meine Probleme:

• Oft liest man in den Anleitungen zur Einhaltung des Standards von Zeilenangeben, die in vertikale Positionen umgesetzt werden (Zeile N entspricht y mm). Gleichzeitig schreibt der Standard keine Schriftgröße vor. Wie kann dann aber eine Zeilenposition bestimmt werden?

• Wo hat sich das Anschriftenfeld und die Absenderadresse zu befinden und wie groß sollen sie sein?

• Wo hat sich das Datum zu befinden, wenn man keine Bezugszeichenzeile verwendet?

• Beginnt der Textbereich bei fehlender Bezugszeichenzeile direkt unter dem Anschriftenfeld? Durch die zwei Leerzeilen zu Beginn würde ja zumindest ein kleiner Abstand zu diesem geschaffen.

• Wie groß sollte ich den rechten Seitenrand wählen? 8.1mm, wie der rechte Seitenrand 24.1mm oder was schlagt Ihr vor?

• Wie groß ist der obere und untere Seitenrand auf den folgenden Seiten zu wählen? Ich würde den linken und rechten Seitenrand wie auf der ersten Seite einstellen.

Weiterhin denke ich darüber nach, mehrere Vorlagen in einer durch verschiedene Seitenlayout-Vorlagen zu realisieren: DIN676 Form B mit und ohne Bezugszeichenzeile sowie mit und ohne Brieffuß, da ich diesen meist nicht benötige.

Über Hinweise und Verbesserungsvorschläge wäre ich sehr dankbar!

Vielen Dank im voraus, viele Grüße aus München,

-Jens

Autsch, sowas steht in der Norm? Das mit dem Unterstreichen klingt sehr nach Schreibmaschinenzeitalter. Ich würde Unterstreichungen aus Textverarbeitungen verbannen, weil sie den Text fast immer unlesbar machen. Einen Briefkopf mit unterstrichener Absenderzeile habe ich darüber hinaus auch schon lange nicht mehr gesehen. Ich würde diese Regel deshalb einfach ignorieren – die 5 mm Platz für die Absenderzeile sind natürlich richtig und wichtig.

Ich kenne es auch mit der Position (x,y) = (20, 50). Bei richtiger Faltung passt der Brief erfahrungsgemäß ausgezeichnet in einen Fensterumschlag bzw. auch ohne Faltung in einen Fensterumschlag für A4-Briefe (wieauchimmer dieses Format sich dann nennt C4? B4? D4?).

Dann mach’ das so. Das wichtigste an der DIN für Briefbögen ist für mich die Position und Größe des Anschriftenfelds sowie der Falzmarken. Beides zusammen sorgt für eine problemlose Nutzung von Fensterumschlägen. Bei der Gestaltung des ganzen Rests würde ich mich nicht übermäßig streng an die DIN halten, sondern gesunden Menschenverstand sowie grafisches und typografisches Gefühl walten lassen.

Ich kenne nur die Position bei 105 mm von oben. Die reicht m.W. zum Falten aus. Eine zweite Marke habe ich noch nie vermisst.

Ja, weil hier auch wieder Gestaltungsregeln und weniger formale Vorgaben ins Spiel kommen. Wenn der Brieftext tatsächlich bis 17 mm an den unteren Rand herankommt, dann scheint der Text optisch nach unten abzusacken. Mehr Rand als 17 mm ist deshalb mit Sicherheit besser. Du könntest z.B. den goldenen Schnitt verwenden (ca. 5/8) und oben 25 mm Rand sowie unten 40 mm Rand einplanen.

Das wird wohl auch noch aus der Schreibmaschinenzeit stammen. Für eine Positionsbestimmung müsste nicht nur die Schriftgröße sondern auch der Zeilenabstand bzw. der Durchschuss angegeben werden. Papyrus verwendet ab Werk einen Zeilenabstand von 1.4 x Schriftgröße, bei 10 pt Schriftgröße also 14 pt (und mit 1 pt = 1/72 Zoll = 25.4 mm / 72 = 0.353 mm kannst Du dann weiterrechnen). Benutze die Zeilenangaben deshalb als Leitfaden, aber nicht als absolute Größe!

Es gibt keine Pflichtposition. Erfahrungsgemäß steht das Datum ganz rechts in der Bezugszeichenzeile und dort würde ich es als Briefempfänger auch zuerst erwarten.

Ich würde mich an der Falzmarke bei 105 mm orientieren, um ein Falzen des Textanfangs zu vermeiden. D.h. ich würde den Textbereich in diesem Fall erst bei 110 mm von oben beginnen lassen.

8.1 mm erscheint mir viel zu wenig. Schlaue Typographen geben eine Empfehlung von (im Mittel) 65–70 Zeichen pro Zeile, an die ich mich gerne halte. Der rechte Rand hängt deshalb davon ab, wie groß die Schriftgröße gewählt wird und muss am besten ausprobiert werden. Minimal würde ich den gleichen Rand wie auf der linken Seite verwenden.

Keine Regel = Dein Gestaltungsspielraum. Den unteren Rand würde ich genauso groß machen wie auf dem Briefkopf. Für den oberen Rand kann man – wie schon erwähnt – den goldenen Schnitt verwenden oder sich am Anschriftenfeld orientieren … Mach ein paar Probedrucke und entscheide selbst, ob der Text gut lesbar ist oder ob dich eine Textwüste erschlägt.

Wie schon gesagt, sind einige Maße aus der DIN wichtig, aber das meiste kann man aus gestalterischer Sicht wohl nur als grobe Richtlinie verwenden. Was hilft mir ein absolut standardkonformer Brief, den der Empfänger beim ersten Blick in die Ecke wirft, weil der so schlecht aussieht?

Hallo No-Nonsense.

Da hast Du Dir ja etwas vorgenommen.

Die DIN 5008 sind wichtige Normen und tangieren Themen, über die hier noch nicht gesprochen wurde …

Dieser Link beantwortet wohl die Mehrzahl Deiner Fragen - und das (immer) topaktuell.

www.din-5008-richtlinien.de

Für eine Privatbrief-Vorlage sollte das reichen.

Du schreibst:

„Mein Ziel ist eine Vorlage ohne Bezugszeichenzeile, da ich die Vorlage ausschließlich für meine private geschäftliche Kommunikation nutzen möchte.“

Ich weis, was Du mit „private geschäftliche Kommunikation“ meinst.

Jedoch: Knallhart an der Norm orientiert erstellst Du aber eine Art „Zwitter“.

Denn Du kannst als Privatmann nur einen Privatbrief an einen „Firmen-Empfänger“ versenden. Diesem Privatbrief hast Du Elemente hinzugefügt, die eigentlich einen Geschäftsbrief ausmachen. Andere Elemente, die einen Geschäftsbrief ausmachen fehlen. Der fertige Brief ist dann „Made by No-Nonsense“.

Im Rahmen der Norm würdest Du Dich bspw. bewegen, wenn Du als Firma No-Nonsense die Sendungsart weglassen würdest - nicht aber den Platz, der dafür vorgesehen ist. Das sind so Themen, die so manches Sekretärinnen-Seminar füllen.

Stichwort: Sekretärin. Gibt es keine Sekretärin, die mit Papyrus arbeitet und hier mal etwas zum Thema aus ihren Nähkästchen plaudern könnte?

Du schreibst:

„Weiterhin denke ich darüber nach, mehrere Vorlagen in einer durch verschiedene Seitenlayout-Vorlagen zu realisieren: DIN676 Form B mit und ohne Bezugszeichenzeile sowie mit und ohne Brieffuß, da ich diesen meist nicht benötige.“

Das würde ich unbedingt auch so machen.

Wenn es wirklich genau werden soll, dann solltest Du Dir dennoch die Normen vom Beuth Verlag Berlin ordern. Die braucht man immer wieder mal. Dort steht dann auch sicherlich das drin was Du im Internet nicht (ausreichend) gefunden hast.

Mal noch etwas zum Anschriftenfeld:

Nonsensen, Straße Nr., PLZ Ort

EMPFÄNGERANGABEN

Nonsens, Straße Nr., PLZ Ort

EMPFÄNGERANGABEN

Ich vertrete seit langer Zeit die Auffassung, dass es nur um die sichere Trennung zwischen Absender und Empfänger geht. So kann es ausreichend sein, wenn der Absender Nonsens fett hervorgehoben wurde und sich so vom EMPFÄNGER eindeutig abhebt.

Tipp:

Beachte bei Deinen Vorlagen, dass das Länderkürzel weggefallen ist.

Korrekt wäre also jetzt:

Nonsens

Straße Nr.

PLZ Ort

LAND

Das Land wird dabei in Großbuchstaben angegeben.

Anpassungen der Standard Adressen-Datenbank „Adressen“ sind zwingend notwendig.

Insbesondere da bei vielen Briefköpfen die Absenderzeile in einer kleinen Schriftgröße (z.B. 8 oder 9 pt) und/oder farbig gesetzt ist. Die Sache mit der Unterstreichung stammt ziemlich deutlich aus dem Schreibmaschinenzeitalter.

Hallo,

die Zeitschrift PAGE hat in ihrer aktuellen Ausgabe 05/2008 einen kleinen Beitrag über ungewöhnlich gestaltete Geschäftsbriefpapiere. Darin ist auch ein Link zu Vorlagen nach DIN 676 enthalten, der für den einen oder anderen nützlich sein kann: www.page-online.de